上海海事大学党政公文处理办法

 

第一章 总则

第一条 为使我校党政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和公文处理效率,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012),结合我校实际情况,制定本办法。 

第二条 党政公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

  第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 本办法适用于我校党政部门的公文处理工作。上海海事大学党委办公室、校长办公室是学校党政公文的管理部门,负责对学校党群部门、各学院(部)、行政处(室)等的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

  第五条 各部门负责人主管本部门的公文处理工作,并确定一名人员具体负责该项工作。各部门负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章 公文种类

第六条 学校各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类。适用于我校的党政公文种类主要有:

() 决议:适用于会议讨论通过的重要决策事项。

() 决定适用于对重大事项或重大活动作出决策和部署,奖惩有关部门及人员,变更或撤销二级单位不适当的决定。

() 通告适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

() 通知适用于发布规章,传达上级机关的指示,转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转基层党组织、下级单位的公文,要求基层党组织、下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项,任免干部。

() 通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

() 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

() 请示适用于向上级机关请求指示、批准。

() 批复适用于答复校内各部门、基层党组织的请示事项。

() 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

() 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问、请求批准或答复有关事项。

(十一)纪要:适用于记载和传达党委常委会议、校长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。

  (十二)签报:仅适用于学校内部下级向上级请示工作或汇报情况。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

(一)涉密公文应当标注份号。一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(二)涉密公文,应当标明密级和保密期限。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行,保密期限用阿拉伯数字标注。   

(三)紧急公文,应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。按份号、密级、保密期限、紧急程度顺序自上而下分行排列。“特急”件应收到即办,“加急”件应在规定或要求的时限内抓紧办理。确定公文的紧急程度应实事求是,防止随意性。

(四)发文机关标志(公文版头)应当使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,小标宋体红色字,居中排布。联合行文时,将主办部门名称排列在前,如有“文件”二字,置于发文部门名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。我校党政公文的发文机关标识有五种:

1.“中共上海海事大学委员会文件”。用于发布党委的重要决定、决议和重要的工作部署,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件,批转部门及基层组织重要报告、请示,发布干部任免通知及向上级报告、请示等。上报的文件格式详见附件1,校内发文格式详见附件2

2.“中共上海海事大学委员会”。用于党委部门拟制的某一方面重要工作或比较重要事项的公文。文件格式详见附件3

3.“上海海事大学文件”。用于处理关系学校全局或比较重大的问题,颁布学校重要规章制度,公布学校中长期发展规划,年度工作要点和总结等,公布机构设置及调整、人事任免、奖惩等重大事项,需要上报的文件以及依照上级规定必须以上海海事大学名义发文的事项。上报的文件格式详见附件4,校内发文格式详见附件5

  4.“上海海事大学”。用于证明、贺信、邀请函等一些特定公文,一般不编文号。格式详见附件6

5.“上海海事大学□□□文件”。也称为部门文件,“□□□”内容为发文部门名称,如:“上海海事大学教务处文件”“上海海事大学商船学院文件”等。部门文件仅用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对外使用。文件格式详见附件7

(五)公文的发文字号包括机关代字、年份、序号,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文,只标主办部门发文字号。上行文发文字号居左空一字编排,与签发人姓名同行。

1.以“中共上海海事大学委员会文件”为标志的公文,其文号为“沪海大委〔20××〕×号”。

2.以“中共上海海事大学委员会”为标志的公文,其文号使用学校简称加部门或文件分类代字,如“沪海大委办〔20××〕×号”(党委办公室)”、“沪海大委纪〔20××〕×号”(纪委)”、“沪海大组〔20××〕×号”(组织部)、“沪海大党〔20××〕×号”(党校)、“沪海大精〔20××〕×号”(精神文明)等。基层党组织发文代字详见附件10

3.以学校行政名义发文,涉及学校全局性、综合性问题的公文,统一编号为“沪海大办〔20××〕×号”。

4.以学校名义发的业务性公文使用学校简称加主办部门代字,比如:教务处以学校名义的发文,编号为“沪海大教〔20××〕×号”。

5.各部门行文,略去学校简称,直接标注部门代字。比如:教务处以部门文件发布的用“教〔20××〕×号”。上海海事大学行政发文部门代字详见附件11

校级公文由党办、校办统一掌握文号;部门发文,各部门自行编号。同一发文形式(指同一种公文版头),按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

六)上报的公文需标注签发人姓名,居右空一字,发文机关标志下空二行位置。签发人用4号仿宋体字,签发人姓名用4号楷体字。

(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般由“发文机关+事由+文种”三要素构成。校内下发文时,可略去学校名称。除规章制度、批转或转发的公文标题等加书名号外,一般公文标题中不用标点符号。一般用3号宋体字,编排于红色分隔线下空一行位置,需要回行时,要做到词意完整,排列对称,梯形或菱形排布。

(八)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。学校对校内各学院(部)、各处(室、中心、所)、图书馆、杂志总社、企业实体(公司)等发文,用“校内各部门”的统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,并加全角冒号。

(九)公文首页必须显示正文。一般用4号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

  (十)公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXXX);附件名称后不加标点符号,附件名称需回行时,与上行附件名称的首字对齐。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

(十二)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),右空四字编排。

(十三)除纪要和电报外,公文应当加盖印章。以学校党政名义制发的公文,使用“中共上海海事大学委员会”“上海海事大学”印章。以部门名义制发的公文,使用与部门名称一致的印章。印章顶端距正文(或附件说明)一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置,使公文生效标识不能与正文同处一页时,应通过调整公文的行间距等措施,使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

十四公文如有附注(需要说明的其他事项,如联系人、联系电话等),应当居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十五)附件应当另面编排,在版记之前与公文正文一起装订、发送。“附件”二字及附件顺序号用4号黑体字,顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中,编排在版心第三行。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

十六) 抄送是指发给除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。

十七印发机关和印发日期,一般用4号仿宋体字,位于抄送机关之下,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识,后加“印发”二字。

(十八)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

(十九) 签报按年度流水号进行编号,其格式详见附件8、附件9

第八条 公文的版式参照《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)国家标准执行。

    第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

  第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)纸,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要,注重效用。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。

向上级机关行文,应当主送一个上级机关,不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门;如需其他相关的上级机关或部门阅知,可以抄送。

校内各部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经党校党委、行政同意或授权。

学校内属于各部门职权范围内的事务,由部门自行行文或联合行文;各部门在自己职权范围内可以相互行文。

第十三条 各类公文应贯彻党政分开的原则。确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致的原则联合行文,由学校或党委办公室、校长办公室转发。

第十四条 请示”应当一文一事,不得多头报送,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。请示事项涉及其他部门的职能时,应经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见又必须处理时,应在请示中写明。“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“报告”不得夹带请示事项。

第十五条 学校向下级部门的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不以学校名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”和“报告”。

  第十六条 为保持学校党政公文的严肃性和权威性,学校内部要精简文件。

第五章 发文办理

  第十七条 发文办理是指以学校和各部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条 草拟,是发文的第一道程序,按照发文内容不同,草拟公文的主办部门不同。以党委、学校名义发文,全校综合性文件由党委办公室、校长办公室负责组织有关部门草拟,单一业务性文件由业务归属部门承办。对于涉及多个部门职权范围的文件,主办部门应与有关部门协商草拟。

草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及学校的职责权限。情况确实,观点明确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(二)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。

(三)结构层次序数,第一层为黑体“一、”,第二层为楷体“(一)”,第三层、第四层为仿宋体“1.”“(1)”。 规章制度中依次为章、节、条、款等。

(四)拟制紧急公文,应当说明紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(六)草拟校级公文应先填写“上海海事大学党委发文稿纸”或“上海海事大学发文签发单”;草拟部门公文应先填写“上海海事大学部门文件签发单”。

第十九条 审核,会签。

(一)部门以党委、学校名义制发的公文,先由本部门负责人审核,交党委办公室、校长办公室从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文,党委办公室、校长办公室可将文稿退回拟稿部门进行修改。

(二)凡涉及几个部门工作的校级公文,先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见,再送党委办公室、校长办公室进行核稿。不得将意见不一致的文稿提交校领导签发。公文送交党委办公室、校长办公室核稿的时间一般应比正式发文时间提前2个工作日以上。

(三)部门公文,由部门负责人审核。

第二十条 公文签发。

(一)校级公文,经党委办公室、校长办公室核稿后呈党委书记或分管副书记、校长或分管副校长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。

(二)政策性强、涉及面广的重要公文,重要的请示、报告由党委书记或受委托的副书记、校长或受委托的副校长签发。

(三)内容涉及各条、块专项事务的,由分管副书记、副校长签发,如同时涉及其他副职领导人分管范围的,应先送其他副职审核会签。

(四)紧急公文,如遇签发领导外出等特殊情况,可由其他校领导签发。

(五)部门公文,由部门负责人签发。

(六)文稿一经签发,一般不准改动。如确需改动,必须重新核稿,并报原签发领导审定。

第二十一条 缮印,用印,登记,分发。党委办公室、校长办公室负责以党委、学校名义发出的公文的缮印工作。正式公文的排版、印刷、上网工作由党办、校办机要文印人员承担。文件打印稿经拟稿人复核无误后,进行印刷,加盖校印,存档,登记,分发。以部门名义发出的公文由部门负责以上事务。

第六章 收文办理

第二十二条 收文办理指学校党政机关收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第二十三条 外来文件分别由党委办公室、校长办公室签收、启封、登记。党委办公室、校长办公室负责人按公文内容确定属办件或阅件,办件对校领导签“阅示”、对承办单位签“阅办”,阅件签“阅”。短文当天批阅,急件随到随批。党办机要秘书、校办秘书按批办意见分别送校领导或有关部门。

第二十四条 学校各部门收到的上级部门文件,除属可自行处理的事务性工作、会议通知等之外,应及时送交党委办公室或校长办公室办理。

第二十五条 党委办公室、校长办公室收到各部门上报的公文,应当及时进行审核,对符合本办法的公文,党办、校办负责人提出拟办意见,并送校领导批示。

第二十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退党委办公室、校长办公室并说明理由。涉及多个部门办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。

第二十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

  第二十八条 送主管书记、校长批示、或交有关部门办理的公文,党委办公室、校长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档与管理

第二十九条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和我校档案管理的有关规定,由学校档案部门进行集中统一管理,个人不得保存应当归档的公文。

第三十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定由校内各部门进行整理(立卷),定期向学校档案部门移交。

第三十一条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应经发文机关或者其上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门公章,视同正式公文管理。

第三十三条 绝密级公文由党委机要秘书管理,按有关规定定期办理清退手续。

第三十四条 秘密公文应当通过机要交通(机要交通信)传递、密电传输,不得密电明传、明电密电混用。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第三十五条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十六条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应按《上海市保密废纸回收销毁办法》办理,履行严格的登记手续,由二人监销,不得丢失、漏销。个人不得擅自销毁公文。

第八章 附 则

第三十七条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

  第三十八条 本办法自201311日起施行。2007年发布的《中共上海海事大学委员会机关公文处理办法》(沪海大委字〔200789号)和2005年发布的《上海海事大学行政公文处理办法》(沪海大办字〔2005〕第512号)同时废止。



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